UYAP (Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi) kullanımının yaygınlaşmasıyla birlikte icra dairelerinde “kâğıtsız ofis” uygulamaları büyük önem kazanmıştır. Ancak uygulamada, hangi kayıtların fiziki kartonlarda saklanması gerektiği konusunda icra müdürlükleri arasında zaman zaman tereddütler yaşanabilmektedir. Bu belirsizliği gidermek amacıyla yayımlanan, Adalet Bakanlığı İcra İşleri Dairesi Başkanlığının 27/08/2019 tarihli ve 86420598-465/6654 sayılı yazısı ile Teftiş Kurulu Başkanlığının 26/08/2019 tarihli görüşü, meslektaşlarımız ve hukukçular için önemli bir rehber niteliğindedir.
Hangi Evraklar İçin Fiziki Karton Tutulmasına Gerek Yoktur?
Adalet Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığının konuya ilişkin hukuki değerlendirmesinde ; icra ve iflas dairelerinde her türlü veri girişi, kayıt ve işlemin UYAP üzerinden elektronik ortamda gerçekleştirilmesi ve korunmasının esas olduğu vurgulanmıştır.
İlgili yazıya göre ; mevzuatta açıkça belirtilen istisnai haller dışında evrakın fiziki olarak kartonlarda muhafaza edilmesine gerek bulunmamaktadır. Özellikle aşağıdaki kayıtların fiziki çıktılarının alınmasına ve bunlar için ayrıca karton tutulmasına gerek olmadığı açıkça ifade edilmiştir:
- Cezaevi yapı harcı kaydı ve makbuzu
- Sayman mutemedi kasa kaydı
- Sayman mutemedi alındıları
Bu yazının, yargı çevresindeki tüm icra müdürlüklerine duyurulması İcra İşleri Dairesi Başkanlığı tarafından istenmiştir.
Karton Tutulması Hakkında Resmi Yazı ve Teftiş Kurulu Görüşü (PDF)
Aşağıdaki bağlantılardan İcra İşleri Dairesi Başkanlığının üst yazısına ve Adalet Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığının detaylı görüş yazısına PDF formatında ulaşabilir, bilgisayarınıza indirebilirsiniz.
T.C.
ADALET BAKANLIĞI
İcra İşleri Dairesi Başkanlığı
Sayı : 86420598-465/6654 27/08/2019
Konu : Karton Tutulması Hakkında.
………………………………. CUMHURİYET BAŞSAVCILIĞINA
İlgi: Teftiş Kurulu Başkanlığı’nın 26/08/2019 Tarih, 20261793-(045)-E.97/4968 Sayılı Yazıları.
Ankara 30. İcra Müdürlüğünün “Karton Tutulması” konulu 28/06/2019 tarihli ve 2019/539 muhabere numaralı yazıları ile İcra ve İflas Kanunu Yönetmeliğinin 3 üncü maddesinde icra dairelerinde tutulması zorunlu defterler arasında cezaevi yapı pulları yevmiye defterinin sayılmasına karşın tahsil harcı defterinin belirtilmediği, UYAP sisteminin kullanılmaya başlamasıyla birlikte elektronik ortamda tutulan bu defterlerin çıktılarının alınarak kartonlarda muhafaza edildiği, Yönetmeliğin 18 inci maddesinde ise tutulması zorunlu kartonlar arasında bu defter çıktılarının konulduğu kartonların sayılmadığı ifade edilerek, söz konusu defterlere ilişkin fiziki karton tutulup tutulmayacağı konusunda tereddüt hasıl olduğundan bahisle konu hakkında Başkanlığımızdan talep edilen görüş yazıları incelenmiştir.
Adalet Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığı’nın bu konu ile ilgili olarak “Her türlü veri girişi, kayıt ve işlemin gerçekleştirilmesi ile bunların korunmasının Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda yapılacağının öngörülmesi nedeniyle mevzuatta açıkça belirtilen haller dışında evrakın fiziki olarak kartonlarda muhafaza edilmesine gerek bulunmadığı, dolayısıyla Yönetmeliğin 7 nci maddesinde belirtilen cezaevi yapı harcı kaydı ve makbuzu ile Yönetmelikte yer almamakla birlikte fiilen kullanılan sayman mutemedi kasa kaydı ve sayman mutemedi alındılarının fiziki çıktılarının alınmasına ve bunlar için ayrıca karton tutulmasına gerek bulunmadığı düşünülmektedir.” şeklinde değerlendirildiği ilgi sayılı yazıları yazımız ekinde sunulmuş olup;
Bilgi edinilmesi ve yazımız ve eklerinin yargı çevrenizdeki icra müdürlüklerine duyurulması konusunda;
Bilgi ve gereğini rica ederim.
İbrahim CERAN
Bakan a.
Hâkim Başkan V.
EKİ : Teftiş Kurulu Başkanlığının 26/08/2019 tarihli ve 97/4968 sayılı yazısı
* Bu evrak, 5070 sayılı Kanun hükümlerine uygun olarak elektronik imza ile imzalanmıştır.
T.C. ADALET BAKANLIĞI
Teftiş Kurulu Başkanlığı
Sayı : 20261793- (045)-E.97/4968 26/08/2019
Konu : Karton Tutulması
İCRA İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞINA
İlgi : 05/08/2019 tarihli ve 86420598-430/6251 sayılı yazınız.
İlgi yazınız ekinde Başkanlığımıza gönderilen Ankara 30. İcra Dairesinin “Karton Tutulması” konulu 28/06/2019 tarihli ve 2019/539 Muh. sayılı yazısında, İcra ve İflas Kanunu Yönetmeliği’nin 3 üncü maddesinde, icra dairelerinde tutulması zorunlu defterler arasında cezaevi yapı pulları yevmiye defterinin sayılmasına karşın tahsil harcı defterinin belirtilmediği, UYAP Sisteminin kullanılmaya başlamasıyla birlikte elektronik ortamda tutulan bu defterlerin çıktılarının alınarak kartonlarda muhafaza edildiği, Yönetmeliğin 18 inci maddesinde ise tutulması zorunlu kartonlar arasında bu defter çıktılarının konulduğu kartonların sayılmadığı ifade edilerek, söz konusu defterlere ilişkin fiziki karton tutulup tutulamayacağı konusunda tereddüt hasıl olduğundan bahisle konu hakkında Başkanlığımız görüşünün bildirilmesi istenmiştir.
Bilindiği üzere;
2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu’nun 8/a maddesinin birinci fıkrasında, “İcra ve iflas dairelerince yapılacak her türlü icra ve iflas iş ve işlemlerinde Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi kullanılır; her türlü veri, bilgi, belge ve karar, Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi vasıtasıyla işlenir, kaydedilir ve saklanır.”; 108 inci maddesinin birinci fıkrasında, “İcra ve iflâs dairelerinde işlemde olan dosya ve kayıtlar, yıllarına ve sıra numaralarına göre tasnif edilmiş şekilde elektronik ortamda korunur.”
İcra ve İflas Kanunu Yönetmeliği’nin 16 ncı maddesinin birinci fıkrasında, “İcra mahkemeleri, icra ve iflâs dairelerinin iş süreçlerindeki her türlü veri, bilgi ve belge akışı ile dokümantasyon işlemleri, bu işlemlere ilişkin her türlü kayıt, dosyalama, saklama ve arşivleme işlemleri ile uyum ve işbirliği sağlanmış dış birimlerle yapılacak her türlü işlemler UYAP ortamında gerçekleştirilir.”
Hükümlerine yer verilmiştir.
Ayrıca anılan Yönetmeliğin 18 inci maddesinde icra ve iflas dairelerinde bulundurulacak kartonlar yanında, 6 ncı maddesinin son fıkrasında Hazineye intikal ettirilen faiz paraları için alınan makbuzun; 9 uncu maddesinin üçüncü fıkrasında posta mutemet kaydının; 11 inci maddesinin son fıkrasında ise zimmet kaydının ayrı bir kartonda saklanacağı belirtilmiştir.
Bu itibarla esasen her türlü veri girişi, kayıt ve işlemin gerçekleştirilmesi ile bunların korunmasının Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda yapılacağının öngörülmesi nedeniyle mevzuatta açıkça belirtilen haller dışında evrakın fiziki olarak kartonlarda muhafaza edilmesine gerek bulunmadığı, dolayısıyla Yönetmeliğin 7 nci maddesinde belirtilen cezaevi yapı harcı kaydı ve makbuzu ile Yönetmelikte yer almamakla birlikte fiilen kullanılan sayman mutemedi kasa kaydı ve sayman mutemedi alındılarının fiziki çıktılarının alınmasına ve bunlar için ayrıca karton tutulmasına gerek bulunmadığı düşünülmektedir.
Bilgilerinize arz ederim.
Ramazan OLPAK Hâkim
Teftiş Kurulu Başkan V.